Il progetto nasce dall‟incontro tra il Dr. Michele Zasa Direttore Sanitario di Clinica Mobile nel Mondo e Andrea Pari Ad di ArzaMed.
Prevede lo sviluppo di un algoritmo che, sulla base dell‟esperienza operativa “estrema” di Clinica Mobile nel Mondo ottimizzi l’ organizzazione della gestione paziente al di fuori del contesto agonistico.
L’INCONTRO
ArzaMed è stata interpellata dal management di Clinica Mobile in occasione della ricerca di un software gestionale medico di ultima generazione per il nuovo Poliambulatorio Clinica Mobile di Piacenza. Durante il setup di ArzaMed – software medico, sono emerse alcune considerazioni rispetto ai numeri del 2017 che Clinica Mobile nel Mondo ha
prodotto durante tutte le gare del Motomondiale e Superbike in termini di prestazioni mediche e ne è nato un progetto di studio.
I NUMERI
Clinica Mobile ha assistito tutti i piloti del campionato, offrendo servizi sanitari di diversa tipologia, quali trattamenti manuali fisioterapici e gestione di problematiche mediche e traumi/infortuni.
Ha svolto circa 1000 prestazioni mediche e 5900 prestazioni fisioterapiche su 18 gare a favore dei piloti del Motomondiale, senza dimenticare le innumerevoli prestazioni svolte ai membri del paddock: una vera e propria comunità di persone che si sposta ogni gran premio in tutto il mondo.
LA PROBLEMATICA
Clinica Mobile nel Mondo si trova ad operare in condizioni molto particolari che prevedono un flusso di pazienti elevato in un range temporale molto ristretto tenendo conto di spazi e risorse limitati.
Queste condizioni portano ad una gestione complicata a livello organizzativo, e sovente capita di non massimizzare tutto il ciclo.
LA SOLUZIONE
Sulla base di queste considerazioni ArzaMed srl ha iniziato una fase di analisi e ricerca tecnologica per creare, attraverso un algoritmo, una soluzione alla gestione del flusso di appuntamenti ottimizzata in base a determinate variabili quali tempo, spazio e risorse.
La fase di ricerca e sviluppo tecnologico prevede l‟implementazione di un‟applicazione web che integri in un unico strumento cloud, cartelle cliniche, agende appuntamenti, booking online, archiviazione documenti, monitoraggio e analisi personalizzabile in base a determinati asset di spazio, risorse e flusso.
OBIETTIVI
Per i pazienti:
prenotazione online e offline delle visite;
riduzione dei tempi di attesa in accettazione;
miglioramento del percorso di cura e prevenzione.
Per i dottori:
organizzazione automatizzata delle agende appuntamenti;
personalizzazione dei parametri della cartella clinica elettronica;
accesso alle informazioni cliniche in mobilità.
L’obiettivo finale è quello di rendere disponibile l’algoritmo al di fuori del contesto
agonistico ed in particolare in centri medici, ambulatori specialistici e fisioterapici.
RISULTATI ATTESI*
Previsioni calcolate sullo storico di utilizzo di ArzaMed software medico da parte di 500 operatori sanitari, attivi in 16 regioni italiane ed in Svizzera:
– 32% dei tempi di attesa per l‟accettazione dei pazienti;
– 43% di appuntamenti mancati / no show;
– 25% di appuntamenti disdetti
– 30% costi di gestione;
– 18% del costi personale front desk;
– 20% tempo impiegato al telefono;
* Stime arrotondate per difetto
CARATTERISTICHE DEL SISTEMA
La struttura dell’algoritmo si basa principalmente su 3 variabili:
SPAZIO
gestione di più sedi, stanze e fusi orari.
FLUSSO
gestione in base allo stato del paziente e alla prestazione da erogare.
RISORSE
gestione disponibilità di medici e macchinari.
Le tre variabili verranno calcolate automaticamente e dinamicamente dall ‘algoritmo rispetto al flusso di informazioni inserirete, modificando real time la pianificazione degli appuntamenti.
STATO DI AVANZAMENTO PROGETTO
Attualmente è in fase di chiusura la parte progettuale ed il testing di alcune specifiche funzionalità, lo sviluppo è previsto per settembre/ottobre 2018, il testing presso il Poliambulatorio Clinica Mobile è previsto per dicembre. A Febbraio 2019 la versione beta sarà resa disponibile ad un gruppo eterogeneo composto da studi medici specialistici,
poliambulatori, equipe multidisciplinari, psicologi e fisioterapisti.
